Construire un bon tableau
/extract n'enregistre jamais de modèle : il lit le tableau que vous sélectionnez, à chaque lancement. La façon dont vous disposez le tableau décide de ce que Moby rapproche, de ce qu'il remplit et de ce qu'il laisse tel quel. Cette page donne les règles de lecture, les réflexes qui rendent un lancement fiable et les erreurs les plus fréquentes.
Comment /extract lit un tableau
| Élément | Règle |
|---|---|
| Lignes d'en-tête | Les premières lignes de la sélection, de haut en bas : catégorie (rapprochement seulement), titres de colonnes, ligne de description facultative. Les données commencent juste sous la dernière |
| Ligne de description | Une ligne placée juste sous les titres, avec des indications (« en euros », « JJ/MM/AAAA », « en bas à droite de la facture »), s'ajoute au sens de chaque colonne. Une ligne de nombres ou de dates est une donnée, jamais une description |
| Colonne remplie | Une clé de rapprochement : Moby utilise ses valeurs pour trouver le document de chaque ligne. Elle n'est jamais écrite, même partiellement vide |
| Colonne vide avec un titre | Remplie depuis le document, une valeur par cellule |
| Colonne de formules | Ignorée entièrement |
| Colonne sans titre ni donnée | Écartée |
| Intitulé fusionné au-dessus de colonnes | Un bloc par type de document (Facture, Bon de livraison, Relevé bancaire). Un bloc qui ne contient que des colonnes remplies est le bloc comptable : une colonne vide à l'intérieur reste une clé et n'est jamais remplie |
| Même type de document dans deux blocs | Lu comme un seul groupe quand les deux blocs portent le même intitulé. Deux intitulés différents pour un même type de document donnent deux groupes et deux extractions |
| Mode | Des clés et des colonnes à remplir : rapprochement. Aucune colonne remplie : extraction, une nouvelle ligne par document. Aucune colonne à remplir : Moby rapproche seulement et écrit la colonne Document |
Les règles
Pour tous les tableaux
| # | Règle | À éviter | À faire |
|---|---|---|---|
| R1 | Une valeur, pas une présence | « Y a-t-il une facture dans ce document ? » | « Numéro de facture » |
| R2 | Un titre clair, et une description dessous seulement quand le titre seul est ambigu | « Montant » seul : HT, TTC ou TVA ? | « Montant TTC », ou « Montant » avec la description « TTC, en euros, en bas à droite du document » |
| R3 | Une seule lecture possible par titre | « Référence » : facture, commande ou client ? | « Numéro de commande, format BC-XXXX, en haut à droite » |
| R4 | Le workflow extrait, il ne calcule pas | Demander la somme des lignes | Extraire les valeurs, puis =SOMME() dans Excel. L'agent, lui, sait calculer |
| R5 | Ne coller que les lignes et les colonnes utiles | L'intégralité du grand livre ou de la balance | Les lignes et les colonnes dont le contrôle a besoin |
| R6 | Un document par PDF | Un PDF qui regroupe plusieurs pièces, ou une pièce éparpillée sur plusieurs fichiers | /split d'abord pour un lot, /merge d'abord pour des morceaux |
Pour un tableau de rapprochement
| # | Règle | Pourquoi |
|---|---|---|
| K1 | Chaque clé a une jumelle vide dans le bloc du document | Le rapprochement utilise les clés remplies et ne les écrit jamais. Vous ne pouvez comparer la comptabilité et la pièce que si la valeur de la pièce est extraite à côté de la clé : « Montant » rempli côté comptabilité, « Montant (facture) » vide côté pièce |
| K2 | Un bloc avec son intitulé par type de document | Sans intitulé, les colonnes d'un second type de document sont lues comme si elles venaient du premier |
| K3 | Ne jamais répartir un même type de document sous deux intitulés | Deux groupes, c'est chaque document lu deux fois |
| K4 | Des clés qui identifient : une référence d'abord, puis un montant distinctif, puis le tiers et une date | Moby essaie d'abord les identifiants, puis un montant distinctif, puis le tiers et son contexte |
Pour un tableau d'extraction
| # | Règle | Pourquoi |
|---|---|---|
| E1 | Sélectionner toutes les lignes d'en-tête et laisser libres les lignes sous l'en-tête | Moby y écrit une ligne par document sans insérer de ligne. Seules les cellules de la sélection sont protégées : une ligne de description laissée hors sélection est écrasée |
Les erreurs courantes
| Ce que vous constatez | Pourquoi | Solution |
|---|---|---|
| Une nouvelle ligne par document, au lieu de vos lignes remplies | Le tableau n'a aucune colonne remplie : Moby le lit comme une extraction | Collez les lignes à tester avec leurs colonnes comptables (référence, montant, date) |
| Des lignes sous l'en-tête sont écrasées | L'extraction écrit à partir de la première ligne sous l'en-tête, sans insérer | Sélectionnez aussi la ligne de description, et videz ou déplacez ce qui se trouve sous l'en-tête |
| Rien n'est rempli, seule la colonne Document l'est | Aucune colonne vide avec un titre | Ajoutez les colonnes à remplir, vides, dans le bloc du document |
| La valeur trouvée par Moby n'est pas sur la feuille, aucun contrôle n'est possible | Une clé n'a pas de jumelle vide | Ajoutez une colonne vide « Montant (facture) » dans le bloc du document |
| Une colonne que vous vouliez remplie reste vide | Elle se trouve sous l'intitulé comptable, ou elle n'a pas de titre, ou elle contient des formules | Déplacez-la dans un bloc de document, donnez-lui un titre, déplacez la formule |
| Une colonne que vous vouliez remplie est traitée comme une clé | Elle était déjà pleine | Videz-la, ou ajoutez une nouvelle colonne vide |
| Le mauvais montant ou la mauvaise date revient | Le titre peut se lire de plusieurs façons | Un titre précis, ou une ligne de description |
| Les valeurs d'un second type de document semblent fausses | Plusieurs types de documents partagent un bloc, ou un même type se trouve sous deux intitulés | Un intitulé fusionné par type de document, le même intitulé pour le même type |
| Le lancement est refusé | Plus de 30 colonnes ou de 400 lignes | Scindez le tableau ou le lancement |
| Des colonnes ou des lignes sont ignorées | La sélection s'arrête avant le bord du tableau | Sélectionnez tout le tableau |
Deux dispositions qui fonctionnent
Des titres seuls, pour l'extraction. Sélectionnez les lignes d'en-tête.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | N° facture | Date facture | Fournisseur | Montant TTC |
| 2 | vide : une ligne par document à partir d'ici |
Un bloc comptable et un bloc de document, pour le rapprochement. Sélectionnez tout le tableau.
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Comptabilité (fusion A1:D1) | Facture (fusion E1:H1) | ||||||
| 2 | Réf. écriture | Date d'écriture | Client | Montant HT | Date de facture | Client | Montant HT | N° facture |
| 3 | sur la facture, JJ/MM/AAAA | nom imprimé sur la facture | HT, nombre seul | en haut à droite | ||||
| 4 | 5351200093 | 02/12/2025 | Spécialités Pharma | 46 348 |
Les colonnes A à D sont remplies : les clés. Les colonnes E à H sont vides : remplies depuis la facture. F et G sont les jumelles de C et D, et H ajoute l'identifiant.
Avec plusieurs types de documents, ajoutez un bloc par type : pour un rapprochement bancaire, les colonnes du compte comme clés, puis un bloc pour l'état de rapprochement, un pour le relevé bancaire et un pour la confirmation bancaire. Les contrôles de cohérence sont des formules, pas des valeurs extraites.
Raccourcis
| Vous voulez | Faites ceci |
|---|---|
| Une feuille déjà construite pour un test d'audit | /workpaper, onglet Moby : des feuilles prêtes à l'emploi par cycle. Voir Bibliothèque de feuilles de travail |
| Un second avis sur votre tableau avant un lancement | Demandez à l'agent : « vérifie mon tableau avant l'extraction ». Il annonce ce que le lancement devrait faire et propose des modifications ; il ne touche à la feuille que lorsque vous dites lesquelles appliquer |
| Vous exercer sur des documents d'exemple | Votre première plongée |