Inviter des utilisateurs et attribuer les licences
Votre équipe travaille dans Excel. En tant qu'administrateur, vous passez par le portail web pour trois choses : inviter des personnes, leur donner une licence, et suivre l'usage. Cette page couvre les deux premières.
Où
Connectez-vous sur app.mobyanalytics.com et cliquez l'icône d'engrenage, Paramètres. Vous arrivez sur Utilisateurs & licences.
| Onglet | À quoi il sert | Qui le voit |
|---|---|---|
| Mon entreprise | Les informations de votre cabinet | Admin |
| Utilisateurs & licences | Membres, invitations, licences | Admin |
| Facturation | Les informations de facturation et le portail de paiement | Admin |
| Usage | Ce que le cabinet consomme. Voir Suivre l'usage | Admin |
| Support | Les demandes de support envoyées par votre équipe depuis Excel | Admin, et le contact support |
| Clients et projets | La liste des clients et des projets qui servent à classer les classeurs | Admin et Manager |
| Style des livrables | Couleurs, police et formats de nombre des classeurs que Moby construit pour le pack d'audit d'acquisition et la revue analytique | Admin |
Comment fonctionnent les licences
Une licence est un siège. Vous achetez des sièges dans un pool, puis vous en donnez un à chaque personne qui utilise l'add-in.
| Étape | Où | À savoir |
|---|---|---|
| Acheter des sièges | Acheter des licences, ou Ajout de siège sur la carte des licences | Choisissez la quantité, puis Procéder au paiement |
| Donner un siège | Attribuer une licence, sur la ligne du membre | Attribuer ne déclenche jamais de paiement : cela utilise un siège du pool |
| Reprendre un siège | Retirer la licence, sur la ligne du membre | La personne perd l'accès aussitôt. Le siège retourne dans le pool |
| Réduire le pool | Retrait de siège sur la carte des licences | Seulement pour les sièges que personne ne détient. Le retrait prend effet au prochain renouvellement |
Toute personne qui utilise l'add-in a besoin d'un siège, les administrateurs compris.
Inviter quelqu'un
- Dans Utilisateurs & licences, cliquez Inviter un utilisateur.
- Saisissez l'adresse e-mail. Le nom est facultatif.
- Choisissez le Rôle : Utilisateur, Manager ou Admin. Voir Rôles.
- Laissez la case de licence cochée pour donner un siège dès que l'invitation est acceptée. S'il ne reste aucun siège dans le pool, achetez-en un d'abord, ou invitez sans licence.
- Cliquez Inviter, ou Inviter sans licence quand la case n'est pas cochée.
La personne reçoit une invitation par e-mail. Tant qu'elle ne l'a pas acceptée, sa ligne affiche Invitation envoyée. Annuler l'invitation la retire et libère le siège.
Envoyez-lui ensuite Installer et se connecter.
Gérer un membre
| Vous voulez | Faites ceci |
|---|---|
| Changer un rôle ou un nom | Ouvrez Modifier l'utilisateur pour ce membre |
| Régler le référentiel comptable d'un membre | Modifier l'utilisateur. Il peut aussi le changer lui-même dans l'add-in |
| Donner ou reprendre une licence | Attribuer une licence ou Retirer la licence sur sa ligne |
| Retirer quelqu'un du cabinet | Supprimer l'utilisateur de l'entreprise sur sa ligne |
| Garder une liste des membres | Télécharger donne la liste en fichier Excel |
Un membre sans licence affiche Sans licence. Il ne peut pas se connecter à l'add-in, mais il peut toujours ouvrir un classeur en mode consultation : ses documents, sans le chat ni les workflows.
Ajouter des crédits
Chaque licence comprend un budget d'usage pour la période de facturation. Quand un membre a épuisé le sien, ses nouveaux lancements sont refusés.
Ajouter des crédits, sur la ligne du membre, recharge son budget : 5, 15, 30, 60 ou 120 € hors taxes. Les crédits sont valables jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.
Désigner un contact support
Par défaut, les demandes que votre équipe envoie depuis l'add-in vont à l'équipe Moby. Vous pouvez les faire lire d'abord par quelqu'un de votre cabinet.
- Ouvrez Modifier l'utilisateur pour ce membre et activez Contact support.
- Cette personne voit désormais l'onglet Support, avec les demandes du cabinet, les captures d'écran et les fichiers joints.
- Elle répond aux questions par e-mail, marque une demande en cours ou résolue, et transmet les problèmes techniques avec Transmettre à Moby.
Le contact support n'a pas besoin de licence. Sans contact support, les demandes vont directement à Moby.
Clients et projets
L'onglet Clients et projets contient la liste de vos clients et de leurs projets. Dans l'add-in, chacun peut alors rattacher un classeur à un client et à un projet, depuis Classeur, puis Client et projet.
- Ces libellés organisent les classeurs du cabinet. Ils ne changent ni les documents ni les accès.
- Les clients et les projets se créent sur le portail. Dans l'add-in, on ne fait que les choisir.
- Vous pouvez exporter la liste en fichier Excel, et en importer une pour ajouter des entrées en masse.
Si un paiement échoue
Un bandeau Échec du paiement apparaît en haut de l'add-in pour tout le cabinet. En tant qu'administrateur, cliquez Mettre à jour sur le bandeau, ou ouvrez l'onglet Facturation, pour mettre à jour le moyen de paiement et conserver l'accès de votre équipe.