Votre première plongée

Quatre exercices, du tableau le plus simple au plus complet, pour voir comment le workflow Extraction ciblée lit un tableau Excel et le remplit à partir de vos documents. Comptez une vingtaine de minutes. Vous travaillez dans un classeur prêt à l'emploi de la bibliothèque Moby, avec des documents d'exemple.

Avant de commencer

1. Ouvrez Moby dans Excel et connectez-vous. Voir Installer et se connecter.
2. Dans l'onglet Workflows, ouvrez Bibliothèque de feuilles de travail (ou tapez /workpaper dans le chat). Dans l'onglet Moby, choisissez Prise en main du workflow d'extraction et ajoutez ses onglets à votre classeur.
3. Téléchargez les documents d'exemple, un zip par exercice, et décompressez-les sur votre poste.

Exercice	Ce qu'il ajoute	Documents d'exemple
1. Factures	Une ligne de titres suffit	exercise-1-invoices.zip, 5 PDF
2. Contrats et avenants	Une ligne de description, et une ligne par fichier	exercise-2-contracts.zip, 4 PDF
3. Rapprochement	Vos lignes d'abord : Moby retrouve la pièce de chaque ligne	exercise-3-matching.zip, 6 PDF
4. Factures et BL	Deux types de pièces, et deux pièces pour une même ligne	exercise-4-invoices-and-delivery-notes.zip, 9 PDF

Les documents d'exemple sont en anglais. Le classeur s'ouvre sur un onglet Lisez-moi et se termine par un onglet Résultats attendus : comparez-y votre résultat après chaque exercice.

Les mêmes gestes à chaque exercice

1. Dans l'onglet Workflows, cliquez Extraction ciblée.
2. Étape 1/2, les documents. Cliquez Importer (ou Modifier), déposez les PDF de l'exercice, puis Valider. Ne laissez cochés que les documents de l'exercice, cliquez Appliquer, puis Suivant.
3. Étape 2/2, le tableau. Sélectionnez dans la feuille la plage indiquée par l'exercice, puis cliquez Lancer.
4. Moby écrit les valeurs dans le tableau et ajoute à droite une colonne Document : le fichier d'où vient chaque ligne.
5. Cliquez une valeur : l'onglet Aperçu affiche la page du document, la valeur surlignée.

Moby choisit son mode d'après le tableau que vous sélectionnez. Il n'y a aucun réglage.

	Extraction (exercices 1 et 2)	Rapprochement (exercices 3 et 4)
Pour	Construire un tableau à partir d'un lot de documents	Tester des lignes que vous avez déjà : retrouver la pièce de chaque ligne
Votre tableau	Des titres de colonnes, rien en dessous	Vos lignes : des colonnes remplies (les clés) et des colonnes vides à remplir
Vous sélectionnez	Les lignes d'en-tête seulement	Tout le tableau : en-têtes et lignes
Moby écrit	Une nouvelle ligne par document	Les cellules vides de chaque ligne, jamais une cellule déjà remplie

Exercice 1 : extraire des valeurs d'un lot de factures

Le cas le plus simple : vous n'avez pas encore de liste, seulement des documents.

Onglet	1. Factures
Tableau	Six titres : N° de facture, Date de facture, Client, Montant HT (€), TVA (€), Montant TTC (€)
Sélection	La ligne de titres seule, C21:H21
Résultat	Une ligne par facture sous les titres, cinq lignes

À retenir :

• Des titres précis suffisent : Moby crée une ligne par document.
• Un titre, une valeur. « Montant HT (€) » se lit d'une seule façon. « Montant » seul se lirait de trois.
• Laissez libres les lignes sous les titres : Moby y écrit ses lignes sans en insérer.

Exercice 2 : contrats et avenants

Les mêmes gestes, avec une ligne de description sous les titres. Elle dit à Moby quoi lire, dans quel format, et quoi répondre quand le document ne dit rien.

Onglet	2. Contrats et avenants
Tableau	Dix titres, chacun avec sa description : type de document, référence, emprunteur, dates, montant, taux, pénalité de remboursement anticipé, covenant financier, garanties
Sélection	Les deux lignes d'en-tête, titres et descriptions, C22:L23
Résultat	Une ligne par fichier : deux contrats, deux avenants

À retenir :

• La description fait partie de la question. Elle fixe le format (JJ/MM/AAAA, nombre seul) et la réponse à donner quand le document est muet (« Aucun », « Inchangé »).
• Un fichier, une ligne. Moby lit chaque PDF séparément : la ligne de l'avenant ne contient que ce que l'avenant dit lui-même.
• Pour lire un contrat et son avenant comme une seule pièce, fusionnez-les d'abord avec Organiser les PDF.
• Sélectionnez toutes les lignes d'en-tête. Une ligne de description laissée hors sélection serait écrasée par la première ligne de résultat.

Exercice 3 : rapprocher des écritures et leurs factures

Cette fois vous partez d'une liste : six écritures comptables. Moby retrouve la facture de chaque ligne et remplit les colonnes vides à côté.

Onglet	3. Rapprochement
Tableau	Un bandeau qui nomme les blocs, les titres, les descriptions, puis six lignes. Le bloc Comptabilité est rempli, le bloc Facture est vide, la colonne Contrôle est une formule
Sélection	Tout le tableau, C24:K32
Résultat	Les colonnes de la facture remplies sur chaque ligne, l'écart à 0,00, et une facture listée dans la feuille Documents non rapprochés

À retenir :

• Une colonne remplie est une clé : Moby s'en sert pour trouver la pièce de la ligne et ne l'écrit jamais.
• Une colonne vide avec un titre est remplie depuis la pièce. Chaque clé a sa jumelle vide côté facture : vous comparez la comptabilité et la pièce côte à côte.
• Une même pièce peut servir plusieurs lignes : la facture INV-009, comptabilisée sur deux lignes, est rattachée aux deux.
• Un document sans ligne n'entre jamais dans le tableau : il est listé dans la feuille Documents non rapprochés.
• Le workflow extrait, Excel calcule : l'écart est une formule.

Exercice 4 : deux types de pièces

Un bloc de colonnes par type de pièce. Et une commande livrée en deux fois : deux bons de livraison pour la même ligne.

Onglet	4. Factures et BL
Tableau	Quatre blocs : Comptabilité (rempli), Facture, Bon de livraison, Contrôle
Sélection	Tout le tableau, C23:O29
Résultat	Chaque ligne remplie depuis sa facture et son bon de livraison. La ligne Pacific Marine Works montre deux bons de livraison, deux dates et trois fichiers dans la colonne Document

À retenir :

• Un bloc de colonnes par type de pièce, nommé dans le bandeau : Moby sait quelle pièce lire pour chaque colonne.
• La clé doit figurer sur la pièce. Le bon de livraison ne cite pas la facture, mais il cite le n° de commande : c'est lui qui relie les BL à leur ligne.
• Plusieurs pièces peuvent correspondre à une même ligne : les textes sont réunis (« BL-011; BL-012 »), les nombres additionnés.
• Cliquez le n° de bon de livraison de cette ligne : l'Aperçu affiche Source 1/2. Vérifiez chaque source, une source en trop change la valeur.

Et ensuite

Vous voulez	Allez à
Corriger une valeur ou changer sa source	Revoir et corriger
Lister chaque valeur avec son document	Documenter le travail
Construire votre propre tableau	Construire un bon tableau
Partir d'une feuille construite pour un test d'audit	Bibliothèque de feuilles de travail