Extraction ciblée

/extract remplit un tableau à partir de vos documents, une valeur par cellule, chaque valeur reliée à la page dont elle provient. Il fonctionne selon deux modes et choisit le mode d'après le tableau que vous sélectionnez. Il n'y a aucun réglage.

Extraction ou rapprochement

Les colonnes remplies sont des clés. Les colonnes vides qui portent un titre sont remplies depuis les documents.

	Extraction	Rapprochement
Pour	Construire un tableau à partir d'un lot de documents, quand vous n'avez pas encore de liste	Tester des lignes que vous avez déjà (un échantillon issu de la comptabilité) : retrouver la pièce justificative de chaque ligne
Votre tableau	Des titres précis, une valeur par colonne, rien sous l'en-tête	Vos lignes avec des colonnes clés remplies (référence, date, tiers, montant) et des colonnes vides titrées pour les valeurs de la pièce
Vous sélectionnez	Uniquement les lignes d'en-tête : les titres, plus la ligne de description s'il y en a une	Tout le tableau : les lignes d'en-tête et toutes les lignes de données
Moby écrit	Une nouvelle ligne par document, sous l'en-tête	Les cellules vides de chaque ligne rapprochée. Une cellule remplie n'est jamais écrasée
Colonne Document	Le fichier de chaque ligne	Le ou les fichiers associés à chaque ligne

Le lancer

1. Dans l'onglet Workflows, cliquez Extraction ciblée, ou tapez /extract dans le chat.
2. Étape 1/2. Choisissez les documents : Importer pour en ajouter, Modifier pour changer la sélection, puis Suivant.
3. Étape 2/2. Sélectionnez le tableau dans la feuille. La carte affiche la plage et sa taille.
4. Cliquez Lancer. La carte affiche la progression et permet d'annuler.
5. Quand la carte indique Extraction terminée, cliquez une valeur : l'onglet Aperçu ouvre la page source, la valeur surlignée.

Une feuille de rapprochement bancaire après un lancement en rapprochement : le bloc de droite a été rempli depuis les états de rapprochement, une pièce par ligne.

Si Moby hésite sur la lecture du tableau, il s'arrête avant le lancement avec Avant de continuer et dit pourquoi. Choisissez Continuer quand même, ou Annuler et corriger pour reprendre la feuille et relancer.

Les lignes d'en-tête

De haut en bas. Les données commencent juste sous la dernière ligne d'en-tête.

Ligne	Ce qu'on y met	Extraction	Rapprochement
Catégorie	Un intitulé fusionné au-dessus de chaque bloc : le bloc comptable (Comptabilité) et un bloc par type de document (Facture, Bon de livraison, Relevé bancaire)	Aucune	Obligatoire avec plusieurs types de documents, facultative sinon
Titre de colonne	Un titre précis par colonne, une valeur par colonne	Obligatoire	Obligatoire
Description	Une indication sous un titre qui pourrait se lire de deux façons (« TTC, en bas à droite de la facture »). Elle s'ajoute à la consigne de la colonne	Facultative	Facultative

L'extraction accepte deux lignes d'en-tête au plus. Le rapprochement en accepte trois au plus : un seul niveau de catégorie.

Ce que Moby écrit

Où	Quoi
Les cellules vides du tableau	Les valeurs, une par cellule, chacune reliée à sa page source
Une colonne Document, une colonne à droite du tableau	Le fichier de chaque ligne. En rapprochement, tous les fichiers associés à la ligne
Une feuille Documents non rapprochés, créée seulement si besoin	Les documents qui n'ont pas pu être placés : non rapprochés, doublons ou en échec. Une ligne par document, avec son résultat et le tableau sur lequel il a été lancé

Une ligne sans document reste vide.

Plusieurs pièces pour une ligne, une pièce pour plusieurs lignes

Cas	Ce qui se passe
Plusieurs documents correspondent à une ligne (deux bons de livraison pour une commande)	Les textes sont réunis, les nombres additionnés, et la cellule Document liste tous les fichiers. L'Aperçu affiche Source 1/N : vérifiez chaque source et rompez le lien avec celle qui ne concerne pas la ligne
Un document correspond à plusieurs lignes (une facture comptabilisée sur deux lignes)	Le document est rattaché à chacune de ces lignes

Valeurs existantes

• Dans votre sélection, une cellule qui contient une valeur au lancement n'est jamais écrasée : clés remplies, valeurs d'un lancement précédent, vos propres saisies.
• Une colonne de formules est ignorée. Une formule qui affiche un résultat vide compte comme une cellule vide.
• Hors de la sélection, rien n'est vérifié. En extraction, Moby écrit ses lignes sous l'en-tête par-dessus ce qui s'y trouve : laissez ces lignes libres.
• Au premier lancement, les cellules déjà présentes là où arrive la colonne Document sont décalées vers la droite. À un nouveau lancement, la colonne Document précédente est réutilisée.
• Corrigez les valeurs une fois le lancement terminé. Une valeur corrigée pendant le traitement est remplacée par l'écriture finale.

Deux exemples

Extraction, avec les deux lignes d'en-tête. Sélectionnez A1:D2.

	A	B	C	D
1	N° facture	Date facture	Fournisseur	Montant TTC
2	en haut à droite	JJ/MM/AAAA	tel qu'imprimé sur la facture	nombre seul
3	vide : une ligne par document à partir d'ici

Rapprochement, avec les trois lignes d'en-tête. Sélectionnez tout le tableau, A1:F4.

	A	B	C	D	E	F
1	Comptabilité (fusion A1:C1)			Facture (fusion D1:F1)
2	Réf. écriture	Client	Montant HT	N° facture	Client	Montant HT
3				en haut à droite	nom imprimé sur la facture	HT, nombre seul
4	5351200093	Spécialités Pharma	46 348

Les colonnes A à C sont remplies : ce sont les clés. Les colonnes D à F sont vides : elles sont remplies depuis la facture. E et F sont les jumelles de B et C : vous comparez la comptabilité et la facture côte à côte.

Limites

	Limite
Documents par lancement	200 par défaut. Le plafond de votre cabinet peut être plus élevé
Pages par document	200
Colonnes	30
Lignes	400
Caractères par cellule	5 000

Pas de totaux : extrayez les valeurs, puis sommez dans Excel.

Aller plus loin

• Votre première plongée fait tourner les deux modes sur des documents d'exemple.
• Construire un bon tableau liste les règles et les erreurs courantes.
• Demandez à l'agent de relire un tableau avant un lancement : « vérifie mon tableau avant l'extraction ».